Управление рисками проектов с помощью УРАН (ROAM)

Практика УРАН (перевод автора: Устранён (решён), Распределен, Акцептован (принят), Нивелирован (смягчён); оригинальное название от англ. ROAM - Resolved, Owned, Accepted, Mitigated) предоставляет простой и эффективный инструмент для управления проектными рисками. Её главные преимущества — это нацеленность на действия, скорость оценки и принятия решений, вовлечение команды проекта и экспертов в обсуждение.

Иногда новые полезные практики в области охраны труда и промышленной безопасности (ОТиПБ) можно создать, адаптируя подходы и опыт из других отраслей, не обязательно связанных с производством. Это позволяет расширить инструментарий и по-новому взглянуть на имеющиеся процессы.

Примером такой практики является УРАН (перевод автора: Устранён (решён), Распределен, Акцептован (принят), Нивелирован (смягчён); оригинальное название от англ. ROAM – Resolved, Owned, Accepted, Mitigated) – способ управления рисками проекта путем обсуждения в команде. Изначально он получил огласку благодаря Scaled Agile Framework (SAFe) – методологии управления проектами, достаточно известной в компаниях IT и банковского сектора. Давайте подробнее рассмотрим «корни» практики.

Scaled Agile Framework (SAFe) и применение УРАН

Scaled Agile Framework (SAFe) — это методология управления проектами, ориентированная на крупные организации, которые работают в условиях гибкой (agile) среды. Основная цель SAFe — обеспечить взаимодействие нескольких команд в рамках одного проекта, сохраняя при этом высокую степень гибкости и скорости принятия решений.

УРАН (ROAM) в рамках SAFe используется для управления рисками на этапах планирования. Это можно назвать мозговым штурмом с группировкой идей: на встрече команда идентифицирует потенциальные риски, связанные с достижением целей, затем эти риски распределяются по категориям. Это помогает сделать прозрачнее принятые решения и действия, которые нужны для управления рисками.

Как работает УРАН

УРАН можно использовать как во время очных совещаний, так и онлайн. Алгоритм применения включает четыре основных этапа:

Идентификация рисков.

На этом этапе команда определяет потенциальные риски, связанные с проектом, задачей или конкретной идеей. Риски фиксируются в удобной форме, например, на карточках, клейких стикерах (для очных совещаний) или в цифровом формате – можно использовать обыкновенные слайды или документы в режиме совместного редактирования.

2. Визуализация зон.

На доске, флипчарте или в программе фиксируются четыре категории рисков:

Устранен, решен (Resolved): риск не представляет значительную угрозу. Если уже предпринимались действия, фиксируется ключевое решение.
Распределен (Owned): уже есть или должен быть назначен ответственный за работу с риском, так как требует действий. Как правило, не может быть решен на встрече.
Акцептован, принят (Accepted): риск все еще существенный, но принят без дополнительных действий. Например, когда все доступные мероприятия уже исчерпаны, а дальнейшее снижение экономически невыгодно – поэтому команда фиксирует его, признает наличие, но не разрабатывает дополнительные действия. Важно понимать, кто и как будет реагировать, если риск реализуется.
Нивелирован, смягчен (Mitigated): ранее были разработаны меры по управлению риском, но он не снижен до конца. Команда сделала все, что намеревалась сделать.

3. Обсуждение и категоризация рисков.

Участники обсуждают каждый риск и переносят его в соответствующую категорию в зависимости от статуса действий и возможного влияния на достижение целей. Все новые идеи также записываются.

4. Работа с рисками.

После распределения рисков обсуждаются дальнейшие действия. Для каждой категории фиксируются ключевые шаги:

Устраненные риски документируются (с указанием выполненных действий, если такие были).
Риски второй категории, которые не были распределены по ответственным, сопровождаются назначением ответственного лица. Это лицо следит за развитием ситуации и готовит план действий по снижению риска.
Для акцептованных, принятых рисков оцениваются их потенциальные последствия и то, в каких случаях решение должно быть пересмотрено, когда риск уже следует считать неприемлемым.
Для нивелированных, т.е. смягчённых рисков проверяется, что принятых действий достаточно.

На следующих встречах рассматривается статус действий по рискам второй категории – распределенные, уточняется статус действий у ответственных. При необходимости – по другим категориям, если команда считает, что появился новый риск или прошлые требуют действий. В том числе, можно предусмотреть отдельное поле для новых рисков, которое участники заполняют в перерывах между встречами:

Вариант доски УРАН

Применение УРАН в охране труда и промышленной безопасности

УРАН можно адаптировать к задачам ОТиПБ и использовать для управления рисками реализации проектов на производстве. Например, обсуждая проект по модернизации оборудования, могли выявить:

Устраненные риски: риски, связанные со случайным нажатием кнопок на пульте – расположены близко к проходу. По проекту предусмотрели изменение местоположения кнопок или удаленную автоматизированную систему запуска – использование пульта не требуется.
Распределенные риски: увидели риск в том, что оборудование нетиповое, и сотрудники не умеют с ним работать. Договорились, что руководитель проекта проработает возможность обучения от проектировщика оборудования или другой специализированной организации.
Акцептованные риски: признали некоторые риски допустимыми, потому что воздействие фактора укладывается в норматив (ПДУ, ПДК вещества) или не должно ухудшить условия труда. Например, расчетная вибрация соответствует нормам, а шум, хотя и превышает указанные нормативы, уже присутствует в помещении из-за соседней установки. Если замеры покажут ухудшение условий труда, потребуются дополнительные действия.
Нивелированные риски: бригада, которая будет монтировать оборудование, первый раз заходит на объект. До приезда о бригаде собрали отзывы с других площадок, проверили все необходимые документы и подробно проинструктировали. Возможно, потребуются еще действия, например, усиленный контроль за исполнителями, но пока что риск снижен достаточно.

Важно отметить несколько моментов:

Список приглашенных участников должен быть составлен заранее. Если профильный эксперт не приглашен на встречу, часть рисков может быть упущена.
Для наиболее сложных и комплексных проектов УРАН может занять много времени. Некоторые компании используют чек-листы и списки для оценки типовых рисков проектов – они могут быть собраны с экспертов до встречи, и обсуждаться уже в виде предзаполненной доски УРАН.
Доска с рисками – «живой» инструмент. Встройте проверку статусов в регулярные встречи и добавляйте новые риски по мере того, как они появляются.

Заключение

Практика УРАН предоставляет простой и эффективный инструмент для управления проектными рисками. Её главные преимущества — это нацеленность на действия, скорость оценки и принятия решений, вовлечение команды проекта и экспертов в обсуждение. Практика может сочетаться с другими – например, чек-листами по оценке рисков. Это полезно для сложных проектов, даст более глубокий и системный подход, но потребует больше времени. В единственном числе может использоваться для оценки рисков простых проектов. В любом случае, внедрение этого подхода помогает систематизировать процесс оценки рисков проектов и снизить вероятность возникновения опасных ситуаций.

Если вам интересна тема практик по безопасности и управление рисками, приглашаем в ТГ-канал «Осторожно! Безопасность», где мы делимся полезными советами и практиками из самых разных отраслей.